AVA – Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung

Einfacher geht’s nicht mehr

Sie erstellen ein Leistungsverzeichnis mit Varianten und legen dazu beliebig viele Kostenermittlungen an. Mit dem Preisimport aus Preisdateien, bestehenden Angeboten, Referenzleistungsverzeichnissen oder Datenträgern erhalten Sie unkompliziert stimmige Kostenermittlungen. Schnell werden diese Preisdaten aufgrund der Umstände der Leistungserbringung für das aktuelle Projekt angepasst. Schon hat man professionell eine Kostenberechnung erstellt, die nun auch Grundlage für die vertiefte Angebotsprüfung nach dem Bundesvergabegesetz ist. 

Flexible und individuelle Anpassung

Regionale Unterschiede bei den Preiszusammenstellungen und Preisänderungen werden mit einer prozentuellen Anpassung der Preisanteile berücksichtigt. Das kann bereits beim Preisimport festgelegt werden, oder bei der anschließenden Feinabstimmung, wo auch Umlagen vorgenommen werden können. Natürlich sind im Zuge der Preisfindung auch die Lücken auszufüllen, damit jeder Preis eine Ausführungsqualität bekommt und so bewertbar ist. 

Tools für die Preisanalyse

Mit der ABC-Analyse werden die ca. 20% der Positionen identifiziert, die ca. 80% des Gesamtpreises ausmachen. Diesen Positionen ist bei der Preisbildung besonderes Augenmerk zu schenken. Da hilft das Preisübersichtsfenster, den Überblick zu bewahren: Hier werden alle Vorkommen der aktuellen Position mit allen Preisinformationen angezeigt. 

Plausibilitätsprüfung leicht gemacht

Über den Bruttomittellohn und den Lohnanteil kann auch die Dauer einer Leistung ermittelt werden.

Diese Angaben dienen der Plausibilitätsprüfung wie auch der Terminplanermittlung. Spezielle Filtereinstellungen auf Eventualpositionen und Varianten unterstützen die Analysen der Positionspreise, die nicht in die Normalangebotssumme eingerechnet werden, aber oft Auslöser für Mehrkosten sind. 

Weiters stehen Standardkalkulationsansätze für Hochbau/ Baumeisterarbeiten mit der Preisdatei aus dem Hause BM Indra bereit. Ebenso ist die rund 6.000 ausgepreiste Positionen umfassende und mit Bauzeitfaktoren hinterlegte Kalkulationshilfe von EDS aus der LB-Haustechnik/Abschnitt Elektrotechnik verfügbar.

Wenn der Preis nicht das einzige Kriterium ist

Mit der ABK-Bestbieterermittlung werden zum Preis weitere Zuschlagskriterien wie zum Beispiel ökonomische, ökologische oder soziale Kriterien im Ausschreibungs-LV definiert, gewichtet und mit Messkriterien für die Punktebewertung versehen. 

In der ABK-Angebotsprüfung, Preisspiegel und Vergabe werden die erforderlichen Informationen für die Bewertung der Zuschlagskriterien eingegeben. Die ABK-Software berechnet auf Grundlage der Messkriterien die erreichte Punkteanzahl aus. 

Die ABK-Bestbieterermittlung steht im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben des Bundesvergabegesetzes (BVergG). 

Die Ausschreibung mit Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien sind jene Kriterien, die meist zusätzlich zum Preis bewertet werden: Referenzprojekte, Ausbildung des Personals und Kriterien die Wartungskosten berücksichtigen, sind Beispiele hierfür.

Im LV werden Zuschlagskriterien definiert und mit Messkriterien hinterlegt. Messkriterien sind definierbare Berechnungsmethoden für die Punktebewertung und legen dem Bieter offen, wie die Punktevergabe bei der Angebotsprüfung erfolgen wird. So kann der Bieter bei der Angebotserstellung diese Festlegungen berücksichtigen. 

Die Prüfung und Bewertung der Zuschlagskriterien

In der ABK-Angebotsprüfung wird die Bewertung der Kriterien vorgenommen. Der Preis als Zuschlagskriterium wird gemäß seiner Gewichtung automatisch als entsprechende Punkteanzahl dargestellt. Die anderen Kriterien werden auf Grundlage des Messkriteriums von ABK wieder abhängig von der Gewichtung berechnet.

Das Angebot mit der höchsten Punkteanzahl erhält nach BVergG den Zuschlag. Bei der Zusammenstellung der Zuschlagskriterien kann auf vorhandene Projekte und Erfahrungen aufgebaut werden.

Von der Ausschreibung zum Auftrag

Die ABK-Angebotsprüfung, Preisspiegel und Vergabe dient der automationsunterstützten Durchführung des Vergabeverfahrens. Der ABK-Baustein steht im Einklang mit den aktuellen Verfahrens- und Vertragsnormen für die Vergabe von Bauleistungen. Die Bearbeitung setzt mit der Erfassung von Angeboten oder dem Einlesen von Datenträgern der Bieter ein und umfasst alle Vorgänge, die zum Abschluss eines Vertrages zwischen dem Auftraggeber und einem Bieter führen. 

Angebote erfassen

Das Ausschreibungs-LV, die Basis der Angebotsprüfung, wird aus ABK übernommen oder von einem ÖNORM-Datenträger eingelesen. Zu diesem LV werden alle Angebote (Normal-, Abänderungs-, Alternativ- oder Teilangebote) aufgenommen. Dies geschieht manuell oder durch das Einlesen eines ÖNORM Datenträgers. Diese Daten können bei der Angebotsöffnung verlesen und protokolliert werden.

Die manuelle Erfassung von Angeboten mit der Eingabe von Preisen (Lohn, Sonstiges, Einheits- und Positionspreis, Summen und allfällige Nachlässe) und den Bieterangaben wird durch Routinen unterstützt, ist aber im Vergleich mit dem Einlesen eines Datenträgers langwierig und fehleranfällig. 

Zu diesem Zweck steht dem Bieter die kostenlose ABK-Datenträger auspreisen Edition (Erfassung von Preisanteilen, Einheits- und Positionspreis, Bieterlücken und Nachlässen oder Aufschlägen) zur Verfügung. Wurden Angebote auf einer e-Vergabe-Plattform wie PROVIA oder ANKÖ abgegeben, so wird diese komprimierte Datei von ABK im Hintergrund geöffnet und die onlv-Datei eingelesen. 

Angebote prüfen

Nach der Angebotserfassung erfolgen die Berechnung sowie die Prüfung der Angebote und die Erstellung der Angebotsauswertung in Form von Preisspiegeln.

Die Auswertung der Positionsarten bietet ein komfortables Werkzeug um Ausschreibungsvarianten zu vergleichen und festzulegen. Auch der Einfluss von Eventualpositionen kann gut abgeschätzt werden.

Theoretische Werte berechnen

Aus der Liste der geprüften Angebote werden einzelne ausgewählt, die für die Ermittlung von Mittelwerten und/oder theoretischen Bestwerten als Richtpreis herangezogen werden. Diese theoretischen Richtpreise können bei den Angebotsauswertungen mit den tatsächlichen Angeboten ebenso wie mit den eigenen Preisermittlungen verglichen werden.

Für den Vergleich von Ausschreibungs- und Alternativangeboten steht eine eigene Routine zur Verfügung, die sowohl unterschiedliche Positionen als auch unterschiedliche Preise anzeigt. 

Vertiefte Angebotsprüfung

Die besten Angebote werden mit der ABK-Vertiefte Angebotsprüfung untersucht. In einem speziellen Verfahren wird die Angemessenheit des Preises geprüft, indem der Positionspreis in Relation zum Angebotspreis und zur eigenen Preisermittlung betrachtet wird. Werden Abweichungen identifiziert, wird der Bieter um Aufklärung gebeten.

Bestbieterermittlung

Gibt es neben dem Preis noch andere Zuschlagskriterien, ermöglicht die ABK-Bestbieterermittlung die Analyse und Bewertung dieser Kriterien nach Punkten, um das "technisch und wirtschaftlich günstigste" Angebot zu ermitteln. 

Angebotsauswertung

Das Layout der Auswertungen wird durch den Anwender festgelegt und steht für alle Projekte zur Verfügung.

Die Druckoptionen sind vielfältig und beinhalten einerseits das Layout und die Auswertungstiefe, andererseits auch die Datenauswahl. Neben der Auswahl der Angebote können auch die Daten spezifisch ausgewählt werden, die der Auswertung zugrunde liegen sollen.

So können z.B. über die ABC-Analyse die „wichtigen“ Positionen herausgefiltert werden und/oder auch die Mengen eingestellt werden. So kann z.B. ein Bietersturz einfach simuliert werden, da neben der ausgeschriebenen Menge auch der Zugriff auf die prognostizierte und abgerechnete Menge möglich ist. Wählen Sie z.B. das Abrechnungs-LV und die prognostizierte Abrechnungsmenge als Datenbasis. So haben Sie sofort eine aktuelle Prognosesumme.

Vergabevorschlag bearbeiten

Für den Vergabevorschlag wird ein Leistungsverzeichnis mit den gewünschten Angeboten ausgewählt. Mit Hilfe des ABK-Vergabe-LV werden die Vergabevorschläge erstellt und bearbeitet.

Inhalt und Preise können noch angepasst werden. Schlussendlich wird ein Vergabevorschlag als Vertrags-LV fixiert. Dieses kann als ÖNORM-Datenträger an den Vertragspartner übermittelt und in die ABK-Abrechnungskontrolle bzw. ABK-Bauabrechnung übernommen werden.

Damit sich der Aufwand in Grenzen hält

Der Baustein ABK-Abrechnungskontrolle reduziert den Aufwand beim Erfassen und Prüfen der abzurechnenden Leistung. Komfortable Routinen zeigen auf, ob die abzurechnende Leistung beauftragt ist, helfen die Abrechnungsmengen zu ermitteln und Ausmaße zu kontrollieren. Mengen werden vom Auftragnehmer in Ausmaßblättern erfasst, die den Rechnungen zugeordnet sind. 

Die Rechnung wird samt Ausmaßblättern im Format A 2063 der Rechnungsprüfung übermittelt. Dort werden diese Ausmaßblätter anerkannt oder korrigiert, danach wird auf “Knopfdruck” die Rechnung bzw. Prüfrechnung ausgegeben. Diese korrigierte Rechnung wird samt zugehörigen Ausmaßblättern wieder dem Auftragnehmer übergeben, damit beide Seiten wiederum den gleichen Abrechnungsstand haben.

Neben den Ausmaß- und Rechnungsdaten werden auch Abrechnungs-LV und Zusatzangebote sowie Vertragsanpassungen im Format A 2063 ausgetauscht. Positionen des Zusatz-Angebots-LV sind beantragt, im Vertragsanpassungs-LV dann genehmigt oder abgelehnt. Abgelehnte Mengen- oder Preisänderungen können nicht verrechnet werden. 

Das Erfassen/Prüfen von Ausmaßen

Im Ausmaßblatt gibt es zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für eine fehlerfreie Ausmaßermittlung. Neben der freien Eingabe eines Ausmaßes ist auch die Verwendung einer Formel aus dem Formelkatalog nach ÖNORM A 2063 möglich. Viele Formeln sind durch Skizzen anschaulich erklärt. Um Eingaben noch nachvollziehbarer zu gestalten, können an jeder Stelle Kommentare eingefügt und je AMBL auch Grafiken hinzugefügt werden.

Alle Abrechnungsmengen werden als "geforderte" Werte gespeichert, die korrigierten als "anerkannt". Somit werden Vergleiche zwischen geforderten und anerkannten Mengen/Beträgen möglich. Zusätzliche Zuordnungen zu Leistungszeitraum sowie Auswertungskennzeichen für die zeitliche/örtliche Bestimmung erleichtern das nachträgliche Auffinden von erbrachten Leistungen und ermöglichen auch aussagekräftige Soll-/Ist-Vergleiche.

Festpreise oder veränderliche Preise

Für die Prüfung und Umrechnung der Gleitpreise gemäß ÖNORM B 2111 greift man auf zentral gewartete Indexwerte zu. So erspart sich der Sachbearbeiter die Wartung und Eingabe dieser Werte. Wird der Grenzwert überschritten, wird automatisch eine neue Preisperiode angelegt. Über den in Ausmaßblättern zugeordneten Leistungszeitraum kann die ABK-Software selbstständig errechnen, in welche Preisperiode die Leistung fällt und gegebenenfalls die veränderten Preise bei der Abrechnung berücksichtigen.

Die Rechnung

Die ABK-Abrechnungskontrolle unterstützt sämtliche Rechnungsarten gemäß ÖNORM wie: Regierechnung, Abschlagsrechnung, Teilschluss- und Schlussrechnung sowie eigenständige (nicht kumulierte) Einzelrechnungen. 

Arbeitet man als Auftragnehmer mit ABK, können diese Rechnungen mit einer eigenen Funktion automatisiert in den Baustein ABK-Rechnungswesen übergeleitet werden. Ist man Auftraggeber, dann werden Aufträge und Prüfrechnungen in den ABK-Projektkostenmanager übernommen. So reduziert man den Arbeitsaufwand und verhindert, dass durch die nochmalige Datenerfassung Fehler passieren.

Auswertungen - Der Schlüssel zum Controlling-Erfolg

In vielen aussagekräftigen Auswertungen direkt am Bildschirm und im Ausdruck werden Soll-/Ist- Vergleiche getroffen. Diese Gegenüberstellungen betreffen ausgeschriebene, beauftragte, abgerechnete oder auch prognostizierte Werte. Abweichende Zahlen werden farblich und in Grafiken anschaulich dargestellt.

In Kombination mit der ABC-Analyse, wo z.B. jene 20% der Positionen betrachtet werden, die 80% des Gesamtpreises ausmachen, erreicht man so eine übersichtliche und sehr gehaltvolle Aufstellung des Projektstandes.

Diese Auswertungen können nach beliebigen Gesichtspunkten vorgenommen werden, zum Beispiel nach den unterschiedlichen Bauteilen.

Erfolgte die Mengenerfassung nach einzelnen Bauteilen mit Hilfe des Auswertungskennzeichens (AKZ) werden alle Analysen auch über einzelne Gebäudeteile gemacht. 

Wurde die LV-Menge bereits in der Ausschreibung nach Bauteilen getrennt erfasst, kann man mögliche Abweichungen noch genauer, sogar je Bauteil oder Bauabschnitt identifizieren. 

Die Prognosezahlen werden einerseits automatisch ermittelt, können andererseits aber auch manuell und über einen Fertigstellungsgrad angepasst werden. So können zum Beispiel Leistungen berücksichtigt werden, die bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet wurden. 

Abgerechnete Mengen können auch wieder in das Ausschreibungs-LV und den Preisspiegel rückgeführt werden um diese zu vergleichen um z.B. einen Bietersturz zu erkennen.

Überzeugen Sie sich selbst – mit diesen aussagekräftigen Auswertungen haben Sie Ihr Projekt im Griff!