AVA – Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung

Kalkulieren leicht gemacht

ABK-Kalkulation unterstützt beim Erstellen von Angeboten gemäß ÖNORM B 2061. Grundlage ist ein Leistungsverzeichnis, das in der Regel von einem Datenträger nach ÖNORM eingelesen wird. Dazu werden Standardkalkulationsansätze aus Preisdateien oder Referenz-LV eingelesen. In nur wenigen Minuten erhalten Sie eine Roh-Kalkulation die mit zahlreichen Routinen verfeinert wird: ABC-Analyse, prozentuelle Veränderungen oder Umlagen, globale Variablen und Rückgriffe auf bestehende Positionen helfen Ihnen schnell und komfortabel alle Möglichkeiten auszuloten, bevor Sie das Angebot abgeben.

Da Sie immer mehrere Preisermittlungen erstellen können, werden Auswirkungen Ihrer Maßnahmen transparent und vergleichbar und Sie finden garantiert den richtigen Preis für Ihr Offert.

Mit Standardkalkulationen zu individuellen Ergebnissen

Mit ABK kann man auf Standardkalkulationsansätze zu Positionen der LB-Hochbau, der LB-Haustechnik oder der LB-Verkehrs- und Infrastrukturbau sowie auf Ansätze aus Referenzprojekten zugreifen. Mithilfe von Artikeln (Betriebsmittel) für Lohn, Material, Geräte, Sonstiges und Fremdleistungen werden Kosten der Leistungen zu Positionen transparent und nachvollziehbar ermittelt. Über die ABC-Analyse werden die wichtigen Positionen des Angebotes ermittelt und genauer kalkuliert. Alle Änderungen werden grundsätzlich projektspezifisch gespeichert, können aber auf Wunsch wieder in die Standardkalkulation rückfließen, damit Ihre Daten von Mal zu Mal besser werden.

Die Methode

• Einlesen des LV über Datenträger gemäß ÖNORM A 2063 oder B 2063
• oder manuelles Erfassen des LV in der Angebotslegung
• Kalkulieren mit Standard­ oder Referenzkalkulationsansätzen 
• Suche der relevanten Positionen mittels ABC-Analyse
• Kalkulation der relevanten Positionen für das aktuelle Projekt
• Kalkulation der relevanten Artikel für das aktuelle Projekt
• Veränderungen der Preise durch Umlagen, die wahren Kosten bleiben zur Kontrolle erhalten

Kalkulation von Positionen

Die Kalkulation ist die Ermittlung des Angebotspreises auf Grundlage der (Selbst-)Kosten einer Leistung und der entsprechenden Zuschläge. Das klingt einfach und klar - aber kennen Sie wirklich Ihre individuellen Kosten? 

Die Kalkulationsformblätter gemäß ÖNORM B 2061 wie das K2-, K3-, K4- oder K6-Blatt machen die Kosten transparent. Im K7-Blatt werden die Preise der wichtigen Positionen ermittelt, indem Artikeln aus unterschiedlichsten Quellen zu Kalkulationsansätzen zusammengestellt werden. Auch fertige Kalkulationsansätze aus Referenzprojekten oder Preisdateien können importiert und zum aktuellen Ansatz hinzugefügt werden.

Mit dem Einsatz von Variablen sind Kalkulationsansätze leicht anpassbar. So ändern Sie an einer Stelle eine Größe, die mehrmals verwendet wird. 

Jeder im Kalkulationsansatz verwendete Artikel wird projektspezifisch gespeichert und ist somit getrennt vom Stamm veränderbar. 

Da die Kalkulationsansätze in der Regel über tausende von Artikeln verfügen, ist die schnelle Suche ein wichtiges Kriterium für ein rasches Arbeitstempo. Mit der hoch optimierten Suchfunktion (auch in anderen Angeboten) werden Sie sowohl nach Nummern, als auch nach Textfragmenten und Warengruppen fündig.

Wissensfundament in jedem Unternehmen - Der Artikelstamm und die Standardkalkulation

Das Kalkulationswissen des Unternehmens muss jederzeit verfügbar sein und an die projektspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.

In ABK sind der Artikelstamm und die Standardkalkulationen wirkliche Stammdaten, die zentral gewartet und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Änderungen des Artikelstammes werden durch eine eigene Funktion im Projekt aktualisiert.

So minimieren Sie neben der Bearbeitungszeit auch die Fehlerquellen und sichern einen durchgehenden Qualitätsstandard. 

Allgemeine Veränderungen von Kosten und Preisen

Die Veränderung der Kosten und Preise erfolgt über interne Aufschläge bzw. Rabatte in vier Bereichen:

• LG-Summen Veränderung
• Kalkulationsgruppen (Verkaufspreiskalkulation)
• Umlagen
• Zusätzliche Kosten und Erlöse

LG-Summen Veränderungen

Auf einzelne Leistungsgruppen, Obergruppen bzw. Hauptgruppen, sowie auch auf die LV-Summe werden prozentuelle Veränderungen festgelegt. Diese Veränderungen werden dann auf jede Position umgelegt.

Kalkulationsgruppen

Auf Artikelgruppen können durch Aufschläge auf den Einkaufspreis oder durch Rabatte auf den Verkaufspreis die Preise bestimmt werden.

Umlagen

Allgemein anfallende Kosten, wie z.B. Müllentsorgung, Vorarbeiten, etc. werden als Pauschalen angegeben und auf einzelne Positionen umgelegt.

Zusätzliche Kosten und Erlöse 

Zusätzliche Kosten und Erlöse, die nicht in Ausschreibungspositionen erfasst sind aber bei der Ausführung der Leistung anfallen, werden in einer Liste geführt und entsprechend berücksichtigt um einen richtigen Rohertrag auf der Gesamtangebotssummenebene zu erhalten. Zusätzliche Kosten, wie z.B. zusätzliche Monteure, Bauleiterstunden, etc. werden auf die internen Kosten aufgeschlagen. Im Gegenzug werden Erlöse, die die Kosten mindern (Skonto, Bauschäden, Pönale, etc.) auch abgezogen.

Artikelübersicht

Für die Erstellung der Materialliste oder des Ressourcenplans ist die Artikelübersicht unerlässlich. Sämtliche im Angebot verwendeten Artikel werden mit den zugehörigen Mengen und Positionsvorkommen aufgelistet. 

Angebotspreis optimieren 

Das bestmögliche Angebot zeichnet sich durch einen niedrigen Preis und eine optimierte Abrechnungssumme aus. Ziel der ABK-Kalkulation ist es, die Preise nach diesen Gesichtspunkten abzustimmen. Dabei haben Sie die Abgabesumme und prognostizierte Abrechnungssummen ständig unter Kontrolle. Alle relevanten Preise und Positionsmengen finden hier Einfluss. 

Ausdrucke und Datenträger

Alle Ausdrucke, vom Angebotsdruck bis hin zu den K-Blättern sowie sämtliche Datenträger entsprechen den normativen Vorgaben. Weiters stehen Standardkalkulationsansätze für Hochbau/Baumeisterarbeiten mit der Preisdatei aus dem Hause BM Indra sowie die rund 6.000 aus-gepriesene und mit Bauzeitfaktoren hinterlegte Positionen umfassende aus der LB-HT / Elektro-Technik stammende Kalkulations-Hilfe von EDS bereit.

Gut sortiert - die ABK-Artikelverwaltung

Artikel sind die Grundlage für die ABK-Kostenplanung mit Elementen, die Bausteine ABK-Angebotslegung, ABK-Kalkulation sowie ABK-Rechnungswesen. Mit der DATANORM-Schnittstelle werden auch umfangreiche Artikelkataloge einfach in die ABK-Software übernommen.

Artikeldaten und Artikelkennungen

In der ABK-Artikelverwaltung werden Artikel unterschiedlichster Hersteller nach verschiedenen Artikelarten wie Löhne, Materialien, Geräte und Fremdleistungen verwaltet. Viele unterschiedliche Informationen können jedem Artikel zugeordnet werden, um im Bedarfsfall eine einfache Suche zu ermöglichen: Herstellerdaten, Einkaufs- und Verkaufsdaten, Bilder, FIBU-Kontenzugehörigkeit sowie zusätzliche Suchkriterien.

Des Weiteren kann ein Status für Artikel festgelegt werden: Auslaufartikel oder nur bedingt verwendbare Artikel sind bei der Angebotserstellung nur mit der Bestätigung eines Warnhinweises verwendbar.

Preiskalkulation 

Löhne, Material und Geräte können gemäß ÖNORM B 2061:1999 und ÖNORM B 2061:2020 kalkuliert werden.

Alternative Artikel

Gleichwertige Produkte werden in beliebigen Gruppen zusammen-gefasst und können einfach per Tastenklick ausgetauscht werden. 

Artikel mit ÖKO-Kennwerten

Die Artikel können mit beliebigen Parametern und Kennwerten ausgestattet werden. Ökologische Kennwerte zu Artikeln sind ein praxiserprobtes Anwendungsbeispiel. Dafür kann auch die Schnittstelle zu baubook genutzt werden. 

Kalkulation mit Kalkulationsgruppen

Um eine überschaubare Kalkulation auch bei einem großen Artikelstamm zu ermöglichen, werden Kalkulationsgruppen gebildet. Diese Gruppen werden unternehmensspezifisch gebildet und mit kalkulationsrelevanten Eigenschaften versehen. Artikel werden diesen Gruppen zugeordnet. Dadurch ist eine einheitliche Kalkulation über mehrere Artikel hinweg möglich.

Von der Ausschreibung zum Auftrag

Die ABK-Angebotsprüfung, Preisspiegel und Vergabe dient der automationsunterstützten Durchführung des Vergabeverfahrens. Der ABK-Baustein steht im Einklang mit den aktuellen Verfahrens- und Vertragsnormen für die Vergabe von Bauleistungen. Die Bearbeitung setzt mit der Erfassung von Angeboten oder dem Einlesen von Datenträgern der Bieter ein und umfasst alle Vorgänge, die zum Abschluss eines Vertrages zwischen dem Auftraggeber und einem Bieter führen. 

Angebote erfassen

Das Ausschreibungs-LV, die Basis der Angebotsprüfung, wird aus ABK übernommen oder von einem ÖNORM-Datenträger eingelesen. Zu diesem LV werden alle Angebote (Normal-, Abänderungs-, Alternativ- oder Teilangebote) aufgenommen. Dies geschieht manuell oder durch das Einlesen eines ÖNORM Datenträgers. Diese Daten können bei der Angebotsöffnung verlesen und protokolliert werden.

Die manuelle Erfassung von Angeboten mit der Eingabe von Preisen (Lohn, Sonstiges, Einheits- und Positionspreis, Summen und allfällige Nachlässe) und den Bieterangaben wird durch Routinen unterstützt, ist aber im Vergleich mit dem Einlesen eines Datenträgers langwierig und fehleranfällig. 

Zu diesem Zweck steht dem Bieter die kostenlose ABK-Datenträger auspreisen Edition (Erfassung von Preisanteilen, Einheits- und Positionspreis, Bieterlücken und Nachlässen oder Aufschlägen) zur Verfügung. Wurden Angebote auf einer e-Vergabe-Plattform wie PROVIA oder ANKÖ abgegeben, so wird diese komprimierte Datei von ABK im Hintergrund geöffnet und die onlv-Datei eingelesen. 

Angebote prüfen

Nach der Angebotserfassung erfolgen die Berechnung sowie die Prüfung der Angebote und die Erstellung der Angebotsauswertung in Form von Preisspiegeln.

Die Auswertung der Positionsarten bietet ein komfortables Werkzeug um Ausschreibungsvarianten zu vergleichen und festzulegen. Auch der Einfluss von Eventualpositionen kann gut abgeschätzt werden.

Theoretische Werte berechnen

Aus der Liste der geprüften Angebote werden einzelne ausgewählt, die für die Ermittlung von Mittelwerten und/oder theoretischen Bestwerten als Richtpreis herangezogen werden. Diese theoretischen Richtpreise können bei den Angebotsauswertungen mit den tatsächlichen Angeboten ebenso wie mit den eigenen Preisermittlungen verglichen werden.

Für den Vergleich von Ausschreibungs- und Alternativangeboten steht eine eigene Routine zur Verfügung, die sowohl unterschiedliche Positionen als auch unterschiedliche Preise anzeigt. 

Vertiefte Angebotsprüfung

Die besten Angebote werden mit der ABK-Vertiefte Angebotsprüfung untersucht. In einem speziellen Verfahren wird die Angemessenheit des Preises geprüft, indem der Positionspreis in Relation zum Angebotspreis und zur eigenen Preisermittlung betrachtet wird. Werden Abweichungen identifiziert, wird der Bieter um Aufklärung gebeten.

Bestbieterermittlung

Gibt es neben dem Preis noch andere Zuschlagskriterien, ermöglicht die ABK-Bestbieterermittlung die Analyse und Bewertung dieser Kriterien nach Punkten, um das "technisch und wirtschaftlich günstigste" Angebot zu ermitteln. 

Angebotsauswertung

Das Layout der Auswertungen wird durch den Anwender festgelegt und steht für alle Projekte zur Verfügung.

Die Druckoptionen sind vielfältig und beinhalten einerseits das Layout und die Auswertungstiefe, andererseits auch die Datenauswahl. Neben der Auswahl der Angebote können auch die Daten spezifisch ausgewählt werden, die der Auswertung zugrunde liegen sollen.

So können z.B. über die ABC-Analyse die „wichtigen“ Positionen herausgefiltert werden und/oder auch die Mengen eingestellt werden. So kann z.B. ein Bietersturz einfach simuliert werden, da neben der ausgeschriebenen Menge auch der Zugriff auf die prognostizierte und abgerechnete Menge möglich ist. Wählen Sie z.B. das Abrechnungs-LV und die prognostizierte Abrechnungsmenge als Datenbasis. So haben Sie sofort eine aktuelle Prognosesumme.

Vergabevorschlag bearbeiten

Für den Vergabevorschlag wird ein Leistungsverzeichnis mit den gewünschten Angeboten ausgewählt. Mit Hilfe des ABK-Vergabe-LV werden die Vergabevorschläge erstellt und bearbeitet.

Inhalt und Preise können noch angepasst werden. Schlussendlich wird ein Vergabevorschlag als Vertrags-LV fixiert. Dieses kann als ÖNORM-Datenträger an den Vertragspartner übermittelt und in die ABK-Abrechnungskontrolle bzw. ABK-Bauabrechnung übernommen werden.

Damit sich der Aufwand in Maßen hält

Die ABK-Bauabrechnung reduziert den Aufwand beim Erfassen. Komfortabel werden Abrechnungsmengen in der Kreuztabelle je Position und bei Bedarf je Bauteil aufgenommen. In den dahinterliegenden Ausmaßblättern sieht man Details zu den aufgenommenen Leistungen, wie z.B. die beauftragte, geforderte und abgerechnete Menge.

Diese Ausmaßblätter bilden die Grundlage für die Berechnung der Rechnungs-summen und werden im Format ÖNORM A 2063 der Rechnungsprüfung übermittelt. Dort werden diese Ausmaßblätter anerkannt oder korrigiert. Diese korrigierte Rechnung wird samt zugehörigen Ausmaßblättern wieder eingespielt.

Neben den Ausmaß- und Rechnungsdaten werden auch Abrechnungs-LV und Zusatzangebote sowie Vertragsanpassungen im Format ÖNORM A 2063 ausgetauscht. Positionen des Zusatz-Angebots-LV sind beantragt, genehmigt oder abgelehnt - Positionen des Vertragsanpassungs-LV sind genehmigt oder abgelehnt.

Das Erfassen von Ausmaßen

Im Ausmaßblatt gibt es zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für eine fehlerfreie Ausmaßermittlung. 

Falsche oder unvollständige Eingaben sind somit praktisch ausgeschlossen. Um Eingaben noch nachvollziehbarer zu gestalten, können an jeder Stelle Kommentare eingefügt werden.

Neben der freien Eingabe eines Ausmaßes ist auch die Verwendung einer Formel aus dem Formelkatalog nach ÖNORM A 2063 möglich. Jede Formel ist durch eine Skizze erklärt.

Alle Abrechnungsmengen werden als "geforderte" Werte gespeichert, die korrigierten als "anerkannt". Somit werden Vergleiche zwischen geforderten und anerkannten Mengen/Beträgen möglich. Zusätzliche Zuordnungen zu Leistungszeitraum sowie Auswertungskennzeichen für die zeitliche/örtliche Bestimmung erleichtern das nachträgliche Auffinden von erbrachten Leistungen und ermöglichen auch aussagekräftige Soll-/Ist-Vergleiche.

Für die Berechnung der Preiserhöhung (z.B. Gleitpreise gemäß ÖNORM B 2111) greift man auf zentral gewartete Indexwerte zu. Wird der Schwellenwert überschritten wird automatisch eine neue Preisperiode angelegt. 

Über den in Ausmaßblättern zugeordneten Leistungszeitraum kann die ABK-Software selbstständig errechnen, in welche Preisperiode die Leistung fällt und gegebenenfalls die veränderten Preise bei der Abrechnung berücksichtigen.

Die Rechnung

Die ABK-Bauabrechnung unterstützt sämtliche Rechnungsarten gemäß ÖNORM wie: Regierechnung, Abschlagsrechnung, Teilschluss- und Schlussrechnung und selbstständige (nicht kumulierte) Einzelrechnungen. 

Diese Rechnungen werden mit einer eigenen Funktion automatisiert in das ABK-Rechnungswesen übergeleitet. Die Rechnung kann wahlweise auch als „E-Rechnung“ ausgegeben werden.

Bauabrechnung ist mehr als nur Baubuchhaltung

Die ABK-Bauabrechnung reduziert den Aufwand beim Erfassen der abzurechnenden Leistung. Komfortable Routinen zeigen auf, ob die abzurechnende Leistung beauftragt ist, helfen die Abrechnungsmengen zu ermitteln und Ausmaße zu kontrollieren.

Die Vorteile auf einen Blick

• Flexible Erfassung der abzurechnenden Mengen:

a.) Erfassung in der Kreuztabelle: schnelle Erfassung der Positionsmengen je Abschlagsrechnung, Leistungszeitraum zugeordnet zum Bauteil/ AKZ und PP Preisperiode.

b.) Detaillierte Mengenberechnung und Ergänzung mit Kommentaren und Skizzen im Ausmaßblatt inkl. Variablen

• Erfassung und Abrechnung von Zusatzaufträgen/Nachträgen
• Import/Export Mengenzuwächse/Rechnungen B 2114 und A 2063 sowie Import/Export Zusatz-Angebote/-Aufträge A 2063
• Automatische Übernahme der korrigierten und anerkannten Mengen. Vergleich geforderte-anerkannte Mengen
• Erstellung von Rechnungen aller Art: Abschlagsrechnungen, Regierechnungen, Einzelrechnungen, Teilschlussrechnungen, Schlussrechnungen
• Wichtige Auswertungen für Auftragnehmer: Summenblätter, Leistungsübersicht und Bauerfolg
• Erfassung von nachvollziehbaren Ausmaßblättern
• Geforderte mit freigegebenen Ausmaßen vergleichen
• Erfassung des Abrechnungsleistungsverzeichnisses oder Übernahme von Datenträgern
• Einfache Aufsplittung von Abrechnungsmengen zu Bauteilen
• Ausgabe von Summenblättern
• Erfassung von Zusatzangebots- bzw. Vertragsanpassungs-LV oder Übernahme von Datenträgern gemäß ÖNORM A 2063 bzw. ÖNORM B 2063
• Preisgleitung nach Leistungszeiträumen gemäß ÖNORM B 2111 berechnen
• Rechnungen automatisch erstellen und drucken
• Zusatzangebote/Vertragsanpassungen übersichtlich verwalten
• Bauerfolg: Beauftragte mit tatsächlich abgerechneten Mengen vergleichen