Die MARIUS ZIVILTECHNIKER GmbH, langjähriger ABK-Vertriebspartner, setzt ABK seit Jahren im eigenen Unternehmen bereits erfolgreich ein. „Wir nutzen ABK für unser bürointernes Kostenmanagement und Projektcontrolling, das ABK-Rechnungswesen haben wir seit 15 Jahren im Einsatz“ so Geschäftsführer Baurat h.c. Dipl.-Ing. Reichart Marius. Das Unternehmen mit rund 35 Mitarbeiter ist im Architektur- und Statikbereich tätig und betreut rund 100 bis 130 Projekte im Jahr.
Von der Budgetierung zur Fakturierung
Mit dem Modul ABK-Büro- und Projekterfolg hat das Unternehmen alle wesentlichen Informationen zu laufenden Projekten im Blick. „Hier habe ich einerseits einen sehr großen und guten Überblick über den Status unserer Projekte, kann aber auch durch Filtermöglichkeiten in die Tiefe gehen und mir beispielsweise pro Monat oder pro Abteilung die Zahlen ansehen“, so Marius. Die wesentlichen Einflussfaktoren sind Aufträge, Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge auf der einen sowie Projektaufwendungen durch Mitarbeiter-, Sach- und Gemeinkosten auf der anderen Seite.
Zu Beginn wird das Projektbudget ermittelt. Der Aufwand wird aufgrund Personalaufwendungen und der zu erwartenden Sachkosten geschätzt. Dabei kann auf Daten vorangegangener Projekte zugegriffen werden. „In der Mitarbeiterverwaltung werden die Stammdaten unserer Mitarbeiter aufgenommen sowie das Arbeitszeitmodell und das Gehaltsschema festgelegt“, erklärt Marius. In der ABK-Zeiterfassung werden die Stunden den Projekten und Tätigkeiten zugewiesen sowie An- und Abwesenheiten hinterlegt. Kosten für Reiseaufwendungen werden vom Mitarbeiter in der Spesenabrechnung erfasst.
Alle Projekterlöse werden im ABK-Rechnungswesen aufgenommen und in den Auswertungen direkt den Kosten gegenübergestellt. So sieht Marius immer das aktuelle Projektbudget und die prognostizierten Kosten. „Unsere Angebote werden zwar noch klassisch per Excel oder Word erstellt, sobald es jedoch zu einem Projektauftrag kommt, erfolgt die weitere Auftrags- und Rechnungsverwaltung direkt in ABK,“ so Marius.
Digitalisierung und Automatisierung bei der Belegerfassung und -verarbeitung
Viele wiederkehrende Prozesse laufen in ABK automatisiert ab und entlasten bei täglichen Routineaufgaben. „Komplizierte Abschlagsrechnungen werden rasch erstellt, auch das automatisierte Mahnwesen funktioniert tadellos“, betont Marius. Eingangsrechnungen werden vom Unternehmen erst kürzlich erfasst. Zu allen Belegen können Originalbelege eingescannt oder direkt übernommen und weiterverarbeitet werden. Die Rechnungsprüfung, Korrektur und Freigabe sowie auch die Aufbereitung für die Buchhaltung oder den Steuerberater tätigt das Unternehmen direkt in ABK. „Per Knopfdruck geben wir Eingangsrechnungen auch ins ELBA zur Überweisung“, zeigt sich Marius erfreut. Zahlungen an das Finanzamt können damit ebenso abgewickelt werden.
Echtzeitdaten per Knopfdruck
Mit ABK stehen dem Unternehmen alle Information in Echtzeit zur Verfügung. Die laufende Projektkostenverfolgung basiert auf der Mitarbeiterauslastung und dem Zahlungsfluss. Die integrierte Liquiditätsberechnung liefert den Überblick über die verfügbaren Mittel. „Mit ABK habe ich jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen und präzise Daten! Ob Projektstatus, Finanzen oder Mitarbeiterauslastung – alles ist auf Knopfdruck verfügbar!“ fasst Marius zusammen.